用 Notion 管理 WooCommerce：商品上架、訂單追蹤、庫存警示完整教學（2026）

WooCommerce 後台有一個結構性的問題：它很擅長「做交易」，但不擅長「讓你看清全局」。

訂單清單永遠是一頁頁往下翻，庫存狀態藏在每個商品頁面裡，商品資料散在群組和 Excel 之間。一個人管還算勉強，多個人協作就是災難。

這篇教你用 Notion 當 WooCommerce 的「電商大腦」。WooCommerce 繼續負責交易，Notion 負責讓你看清楚狀態、管好資料、不漏單。三個場景全部透過 n8n 串接，不需要寫程式。

延伸閱讀：[[WooCommerce 教學（2026）：從安裝、金流到上架的完整開店指南|WooCommerce 完整開店指南]]

WooCommerce 後台的三個管理盲點

很多店主架好 WooCommerce 以後才發現，後台的「管理體驗」遠不如預期。

① 訂單沒有看板視圖。 WooCommerce 的訂單是條列表，你看不到「今天有幾張待出貨、幾張已付款、幾張有問題」，只能一頁頁往下翻，或靠肉眼數。

② 庫存狀態沒辦法一眼掌握。 WooCommerce 的庫存管理分散在每個商品頁面裡。你想知道「現在哪幾個商品快沒貨」，沒有總覽視圖，得逐一點開確認。

③ 商品資料難以多人協作。 如果你有夥伴、助理、或委外內容工作者，「商品資料誰改了什麼、版本在哪」這件事會變得非常混亂。群組截圖傳來傳去，Excel 版本對不上，是常見的慘況。

Notion + WooCommerce 的整合架構

這套系統的設計邏輯很直接：

Notion DB（商品 / 訂單 / 庫存看板）
              ↕
       n8n（自動化中介層）
              ↕
    WooCommerce REST API

Notion 負責「看」和「管」，WooCommerce 負責「跑」，n8n 負責中間的資料搬運。

三個整合場景如下：

準備工作：10 分鐘搞定三個設定

取得 WooCommerce API 金鑰

進入 WordPress 後台：WooCommerce → 設定 → 進階 → REST API → 建立金鑰

填入描述名稱（例如 n8n 整合），權限選「讀寫」，生成後記下兩個值：

• Consumer Key（ck_開頭）
• Consumer Secret（cs_開頭）

金鑰只顯示一次，生成後立刻複製存好。

建立 Notion Integration

前往 notion.com/my-integrations，點「新增整合」，填入名稱後複製 Integration Token（secret_開頭）。

接著進入你的 Notion DB 頁面，點右上角「⋯」→「連線」→ 搜尋剛建立的整合名稱並加入。這步驟容易漏掉，如果 n8n 一直說「找不到 Database」，通常是這裡沒做。

安裝 n8n

初學建議先用 n8n.cloud 免費版跑通，確認流程 OK 後再考慮自架。

場景一：Notion 商品資料庫 → 自動上架 WooCommerce

這個場景適合需要多人協作商品資料，或是想在 Notion 統一管理所有商品草稿的店主。

建立 Notion 商品資料庫

在 Notion 新增一個 Database，欄位設計如下：

商品資料由你或團隊在 Notion 填寫完成後，把「狀態」改為「待上架」，這個動作就是 n8n 的觸發信號。

n8n 流程設計

1. Trigger：Notion Trigger → 監聽商品資料庫，狀態改為「待上架」時觸發
2. 讀取資料：Notion Get Page → 取得該商品的完整欄位資料
3. 呼叫 WooCommerce API：HTTP Request → POST /wp-json/wc/v3/products，帶入商品名稱、描述、定價、庫存
4. 回填 WC 商品 ID：Notion Update Page → 把 WooCommerce 回傳的 id 寫入「WC 商品 ID」欄位，並把狀態改為「已上架」

n8n 的 Notion 和 HTTP Request nodes 都是拖拉介面，不需要寫程式。WooCommerce API 的 request body 格式：

{
  "name": "商品名稱",
  "regular_price": "299",
  "description": "商品描述",
  "manage_stock": true,
  "stock_quantity": 50,
  "status": "publish"
}

常見踩坑：商品圖片上傳需要先把圖片 URL 放在 images 欄位，WooCommerce 才能抓取。建議先把圖片上傳到 WordPress 媒體庫，再用媒體 URL 填入 Notion 的圖片欄位，讓 n8n 帶進去。

場景二：WooCommerce 訂單 → 自動同步 Notion 看板

這個場景的目的是：讓你不用一直開著 WooCommerce 後台，在 Notion 就能追蹤每張訂單的狀態。

設定 WooCommerce Webhook

進入 WooCommerce → 設定 → 進階 → Webhooks → 新增 Webhook：

訂單一建立，WooCommerce 就會主動把訂單資料推送到 n8n。

建立 Notion 訂單資料庫

Notion 看板設定

在資料庫右上角切換成 Board（看板）視圖，Group by 設定為「狀態」欄位。

每張訂單就是一張卡片，從「待付款」一路拖到「完成」。你可以加 Filter 只看今天的訂單（訂單時間 = 今天），或是只看「備貨中」狀態的訂單，視覺上非常清楚。

場景三：庫存低於門檻 → 自動警示

這個場景用來解決「突然發現某個商品賣完了才知道」的問題。

n8n 排程設定

在 n8n 建立一個 Schedule Trigger，設定每天早上 09:00 執行。

流程步驟：

1. HTTP Request：GET /wp-json/wc/v3/products?manage_stock=true&per_page=100，取得所有開啟庫存管理的商品
2. IF 條件判斷：篩選 stock_quantity < 門檻值（建議依商品週轉率設定，快銷品門檻設高一點，例如 10；慢銷品可設 3）
3. Notion 更新：把低庫存商品標記為紅色（Notion 的 status 欄改為「需補貨」）
4. 發送通知：Telegram Bot 或 LINE Notify 推送訊息，列出低庫存商品清單

通知訊息格式範例：

⚠️ 庫存警示（2026-04-06 09:00）

以下商品庫存低於門檻：
• 貓罐頭 × 4（門檻：10）
• 狗玩具 × 2（門檻：5）

請至 Notion 確認補貨計畫。

每天早上收到這則通知，庫存狀況一目瞭然，不用再手動去後台逐一確認。

三個場景難度與優先順序

剛開始建議依以下順序進行，從最簡單的跑通，再往後推：

常見問題

Q：不會寫程式也能設定嗎？

可以。n8n 全程是視覺化拖拉介面，每個步驟填欄位即可。WooCommerce REST API 只需要貼上你的網站網址和 API 金鑰，不需要自己寫 HTTP 請求語法。

Q：Shopify 也能用同樣的方式嗎？

Shopify 有自己的 REST API 和 Webhook 系統，n8n 的 Shopify 節點可以直接使用，流程邏輯相同，只是節點換成 Shopify 版。WooCommerce 的優勢在於資料完全由自己掌控，不受平台政策影響。

Q：n8n.cloud 免費版夠用嗎？

每月 5000 次執行，對一個月出貨量 1000-2000 單的店主來說通常足夠。如果訂單量更大，或是流程步驟多（每筆訂單觸發 5 個 n8n 步驟），就建議升級或自架。

Q：WooCommerce API 金鑰可以給多個系統用嗎？

建議每個系統（n8n、其他工具）各建立一組金鑰，方便日後停用單一整合，不影響其他系統。

Q：Notion 資料庫要付費版才能用嗎？

Notion 免費版已可建立資料庫和 API 整合，這套流程不需要 Notion 付費方案。

小結

這套架構的核心邏輯：WooCommerce 跑交易，Notion 管視角，n8n 搬資料。

三個場景各自獨立，可以只做其中一個，也可以全部建起來。建議從「訂單同步」開始，先感受到「Notion 看板有訂單進來」的節奏，再往庫存警示和商品上架推進。

想預約諮詢或了解完整的 WooCommerce 自動化方案，可以參考：[[WooCommerce 電商建置顧問服務：流程、交付物與費用（2026）|WooCommerce 自動化顧問服務]]。